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Sguardi... al cuore di un convegno

Organizzare un convegno significa tante cose.
Significa in primo luogo una mole di lavoro che nessuno di noi immaginava lontanamente prima di cominciare a farlo, questo lavoro.

Parte il comitato scientifico col programmare riunioni su riunioni per decidere il programma, capire che cosa è meglio dire e come dirlo, tratteggiare l’anima del convegno, anzi in questo caso il cuore. Definisce i relatori, li contatta, concorda con loro i diversi interventi, cerca di equilibrarli perché non si dica troppo di una cosa e troppo poco di un’altra. Capita a volte che un relatore non sia disponibile o non senta nelle sue corde quell’argomento, così si deve cominciare tutto da capo. Le poche righe di un programma sono sempre frutto di moltissime pagine di mail, documenti, scambi.

Poi c’è tutta l’organizzazione vera e propria, che nessuno di solito considera ma che invece è fondamentale. Pensare all’ospitalità, gestire le iscrizioni, trovare le hostess, definire gli orari, rispondere al telefono alle informazioni e insomma fare in modo che tutti quel giorno si trovino bene. E la comunicazione, perché anche la cosa più interessante del mondo se non si sa che esiste è come se non esistesse. I grafici fanno le locandine e gli inviti, gli agenti si muovono nelle scuole, nascono le notizie su Facebook e le newsletter, perché vogliamo che sempre meno insegnanti dopo ci dicano: “Ma che bella iniziativa, peccato non averlo saputo.”

E alla fine il vero lavoro di fatica, perché c’è anche quello: sul posto del convegno i corrieri hanno portato i materiali e ci sono gli scatoloni da svuotare, il desk da allestire. Le hostess fino a poco prima in gonna e tacchi alti si tirano su le maniche e aiutano a scaricare i pancali, e anche l’amministratore delegato, se passa e vede che c’è bisogno, si leva la giacca e dà una mano.

Poi arriva la vigilia ed è uno stato d’animo strano, tutto è pronto eppure si ha la sensazione che non sia pronto niente, e in un attimo la sala è silenziosa e le luci si spengono come al cinema prima che cominci lo spettacolo e sale un po’ la stessa emozione, ma più forte. Così in quel momento tutti noi che abbiamo collaborato al convegno, non importa a quale livello, abbiamo un unico breve pensiero: speriamo che tutto vada per il meglio, e non perché abbiamo speso tanto lavoro (che, per quanto faticoso, è il lavoro più entusiasmante del mondo), ma perché dietro a quel convegno ci sono centinaia di persone che domani prenderanno treni e aerei da tutta l’Italia, e si prenderanno la briga di farlo perché amano il loro lavoro almeno quanto noi amiamo il nostro. E allora quel giorno che prepariamo da tanto non deve deluderle.

Quel giorno è domani. Vi aspettiamo.